Jak wdrożyć kompleksowy system ERP w małej firmie?

Przedstawiamy poradnik dla Właścicieli Firm z sektora MSP. To 7 kluczowych kroków, których rzetelne wykonanie znacząco wpłynie na przebieg wdrożenia i ukończenie go z sukcesem.

Od ponad 20 lat realizujemy projekty informatyczne dla biznesu. Nasze doświadczenie pokazuje, że sprawne wdrożenie systemu ERP w małej firmie zależy od zaangażowania Organizacji, która ten system zamawia.

Wprowadzenie nowych rozwiązań musi być dobrze dopasowane do działalności firmy oraz wdrożonych procesów, a pracownicy muszą wiedzieć jak posługiwać się nowym narzędziem. Bez współpracy z osobami decyzyjnymi, identyfikacji procesów i określenia celów stworzony system może nie spełnić oczekiwań Przedsiębiorstwa.

Zachęcamy do stosowania poniższego modelu działania, które pozwoli uniknąć wielu błędów, lepiej zdefiniować potrzeby i wdrożyć optymalnie dopasowany system ERP.

7 kroków, których wykonanie korzystnie wpłynie na przebieg wdrożenia systemu ERP

1. Wstępna analiza – rozpoznanie.
Przemyśl i zrób wstępną analizę potrzeb Twojej firmy. Nowy system nie może być pomysłem tylko firmy IT. Projekt powstanie w oparciu o Twoje potrzeby, a system ma służyć Firmie kilka kolejnych lat, więc warto je przemyśleć .

2. Wnioski przedwdrożeniowe (dokument) – cele biznesowe, problemy.
Spisz problemy organizacyjne oraz cele biznesowe, które chcesz osiągnąć poprzez wdrożenie systemu. Cele możesz podzielić na obecne i przyszłe, np.:

Obecne:

  • Pełna automatyzacja rozrachunków (zobowiązania, należności).
  • Pełna automatyzacja wystawiania faktur miesięcznych.
  • Zmniejszenie nakładu pracy manualnej poświęcanej na rozliczenia do 6 godzin tygodniowo.

Przyszłe:

  • Lepsza wymiana danych z Księgowością
  • Wsparcie przejścia na Sp. z o.o.

3. Mapowanie  procesów – mapa procesów i zadań w ramach procesów.
Samodzielnie lub przy udziale konsultanta przygotuj mapę procesów biznesowych z podziałem na rozwiązania obecnie wspierające procesy.

PRZYKŁADOWA MAPA PROCESÓW:

Poszczególne procesy powinny być opisane szczegółowo w osobnym, poza mapą, dokumencie.

4. Ustalenie zakresu wsparcia procesów przez ERP.
Przeanalizuj z wdrożeniowcem, które procesy system ERP wspiera (gotowe wsparcie), a które trzeba przygotować, oprogramować.

5. Prezentacja ERP pod kątem wsparcia procesów.

a) Zapoznaj się z prezentacją rozwiązania gotowego.
b) Ustal zakres wsparcia do analizy szczegółowej.

6. Ustal harmonogram wdrożenia i rozpocznij realizację.
Przykładowe etapy realizacji wdrożenia:

a) Analiza szczegółowa na podstawie mapowania procesów.
b) Instalacja.
c) Konfiguracja.
d) Prace programistyczno-konfiguracyjne.
e) Import danych.
f) Zatwierdzenie poprawności danych.
g) Pilot/Test.
h) Czyszczenie bazy.
i) Start.

7. Utrzymanie systemu – ważne aspekty funkcjonowania nowego systemu ERP w firmie.

  • Bardzo ważnym elementem jest wsparcie od dostawcy po uruchomieniu systemu. W okresie tym użytkownicy będą zgłaszali dużo potrzeb, pytań, itp. Musisz mieć możliwość konsultacji tych spraw z wdrożeniowcem. Musisz mieć możliwość dostosowywania systemu do procesów.
  • Czas potrzebny na przyzwyczajenie się do nowego systemu. Uświadamiaj użytkowników, że w tym systemie będą robić to inaczej, bo tego wymaga realizacja celów biznesowych.
  • Modelowanie procesów – czasami trzeba zmienić proces, aby dostosować się do nowego systemu „Zróbmy to inaczej celem osiągnięcia korzyści”.
  • Wdrażanie nowych funkcjonalności – każdy nowy pomysł i funkcjonalność, która go realizuje trzeba wdrożyć wg etapów: analiza, projekt (jak to będzie działało), uruchomienie, test czy działa, przeszkolenie, potwierdzenie czy działa.
  •  Weź pod uwagę, że czas poświęcony na poprawne ułożenie nowego systemu w Firmie (stabilizacja) może być równy lub nawet większy niż czas poświęcony na wdrożenie do momentu startu.

Pamiętaj, że digitalizacja ma Ci przynieść realizację celów i korzyści biznesowych.


System Comarch ERP Optima dla małej i średniej firmy zobacz więcej