Praca zdalna, home office, czyli domowe biuro to nic innego jak wykonywanie obowiązków służbowych z domu, z wykorzystaniem narzędzi umożliwiających zdalną komunikację z firmą, w tym dostęp do potrzebnych dokumentów firmowych.
Jest to opcja zdecydowanie bardziej ceniona przez pracowników niż pracodawców. Właściciele firm najczęściej wyrażają zgodę na home office w wyjątkowych sytuacjach, dużo rzadziej decydują się na stałą umowę z pracownikiem i raczej dotyczy ona konkretnych stanowisk, które wymagają pracy poza siedzibą firmy. Większość pracodawców nie może się przekonać do home office argumentując, że sprawniej zarządza się zespołem, który jest w biurze. Łatwiejsza jest komunikacja, lepsza atmosfera. Łatwiej zarządzać i kontrolować to, co się dzieje, kiedy pracowników widać i słychać.
Nikt nie spodziewał się, że w tak szybkim czasie Właściciele firm będą zmuszeni do wdrożenia home office dla wszystkich pracowników, którzy mogą wykonywać swoje obowiązki zdalnie.
Przestawienie się na zarządzanie firmą on-line nie jest łatwym zadaniem, nawet dla nowoczesnych i otwartych na technologię Przedsiębiorców. Wymaga zaopatrzenia pracownika w odpowiedni sprzęt. To znaczy w łącze internetowe, zdalny i bezpieczny dostęp do bazy danych oraz systemów na których pracuje firma. Przeanalizowania i dostosowania procedur, zasad komunikacji i pracy do nowych warunków. Wymaga wdrożenia aplikacji, które pomogą nam stworzyć w sieci namiastkę biura. Pomogą zaplanować spotkanie firmowe, przedstawić prezentację Klientowi, omówić etapy projektu w zespole.
Praca zdalna. Polecane przez nas narzędzia
Nasze doświadczenie pokazuje, że przestawienie się na pracę on-line jest możliwe do wdrożenia w przeciągu kilku dni. Bardzo ważną rolę w tym procesie odgrywają odpowiednie narzędzia. Pozwalają pracować bezpiecznie, utrzymać komunikację i działalność firmy na wysokim poziomie.
Polecane narzędzia, są sprawdzone przez naszych Klientów i wykorzystywane w pracy zdalnej, w bardzo różnych miejscach na ziemi. Z pewnością sprawdzą się również podczas pracy w domu. Zestawienie przygotował Bartosz Błądek, kierownik projektów KOMPLUS.
1. Microsoft Teams – zaawansowane narzędzie do pracy grupowej, współdzielenia plików z podziałem na projekty, prezentowaniu ekranu, grupowych rozmów wideo, nagrywania spotkań np. w celu ich późniejszego udostępniania uczestnikom.
2. Zoom – proste w obsłudze i intuicyjne narzędzie do prowadzenia wideo spotkań zespołu, prowadzenia webinarów ogólnodostępnych, wideokonferencji dla zespołu lub klientów.
3. komplusCRM – narzędzie CRM dostępne Online z komputera lub telefonu pozwalające na skuteczne prowadzenie działań handlowych i wsparcie handlowców przez dyrektora sprzedaży. Atutem narzędzia są duże możliwości rozbudowy o dedykowane moduły. Moduł serwisu (rejestracja czasu pracy dla poszczególnych klientów) i integracje z pocztą elektroniczną (załączanie e-maili do notatek handlowych). Timesheet realizacyjny do rozliczeń pracy z klientami lub projektami wewnętrznymi. Integracja z systemem ERP (Optima, WFMAG, Subiekt).
4. komplus Intranet – platforma Intranet to dostęp do dokumentów i bieżących informacji w firmie. Narzędzie na zlecenie Klienta dostosowywane jest do wewnętrznych potrzeb Organizacji. Może być miejscem do przechowywania procedur i aktualnych wzorów dokumentów lub miejscem do zbierania i wymiany dokumentów dla zespołów projektowych. Może też pełnić funkcję tablicy informacyjnej, ogólnodostępnego grafiku zebrań lub platformy szkoleń wewnętrznych.
5. ERP Optima – wiodący na rynku system ERP firmy Comarch, która bardzo dba o częste aktualizacje systemu, aby był w pełni zgodny z ciągle zmieniającymi się przepisami. Optimy używa wielu naszych klientów. Bardzo sobie chwalą jej możliwości oraz łatwość integracji z innymi systemami, które wykonujemy w zależności od potrzeb.
6. Rozwiązania chmurowe – narzędzia typu poczta firmowa Office 365 Exchange Online czy serwery firmowe w chmurze to rozwiązania ułatwiające pracę z domu. Umożliwiają kontakt mailowy czy dostęp do danych firmowych z każdego miejsca przy użyciu przeglądarki. Jest to bezpieczne rozwiązanie i proste w użyciu.