Obieg faktur po wdrożeniu KSeF – największe wyzwanie, o którym mało kto mówi

Choć obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dla części firm został przesunięty na późniejszy termin – np. na kwiecień – to już teraz wiele przedsiębiorstw musi być gotowych na odbieranie faktur przez KSeF, bo ich dostawcy usług i towarów wejdą w KSeF wcześniej. A to oznacza, że bez wdrożenia integracji z KSeF nie będzie można pobrać i zaksięgować faktur przychodzących.

Samo wystawianie faktur ustrukturyzowanych nie stanowi dużego wyzwania technicznego. Większość systemów finansowo-księgowych czy aplikacji do fakturowania ma już gotowe rozwiązania, które pozwalają wysłać fakturę przez KSeF jednym kliknięciem.
Prawdziwe trudności zaczynają się po stronie obsługi faktur zakupowych, czyli tych, które firma otrzymuje od kontrahentów.

To właśnie faktury przychodzące w wielu firmach uruchamiają rozbudowany proces akceptacji i opisu – wymagają zatwierdzenia przez kilka osób, przypisania do odpowiednich projektów, centrów kosztów lub oddziałów. 

Dlatego firmy, które mają niestandardowe lub rozproszone procesy akceptacji, coraz częściej potrzebują dedykowanych systemów obiegu faktur zintegrowanych z KSeF – takich, które odwzorowują ich realny sposób pracy, a nie zmuszają ich do dopasowania się do sztywnego schematu narzuconego przez oprogramowanie księgowe.

Dedykowany system obiegu faktur zintegrowany z KSeF

Jako firma informatyczna tworzymy dedykowane systemy do obsługi obiegu faktur zintegrowane z KSeF. Nasze rozwiązanie pozwala:

• automatycznie pobierać faktury przychodzące z KSeF i przypisywać je do odpowiednich osób lub działów,
• konfigurować wielostopniowy proces akceptacji – z różnymi ścieżkami zależnymi np. od kwoty, typu kosztu lub oddziału,
• umożliwiać komentarze, opisy i załączniki w ramach faktury, bez konieczności wchodzenia do systemu księgowego,
• zapewnić integrację z ERP, jeśli klient chce przekazać zaakceptowane faktury dalej do księgowości lub modułu finansowego.

Taki system może być wdrożony w pełni dopasowany do struktury firmy – niezależnie od tego, czy posiada jeden dział księgowości, czy kilka oddziałów i rozproszony model akceptacji kosztów.

Jak może wyglądać obieg faktur w Twojej firmie?

W naszym systemie obiegu faktur zintegrowanym z KSeF każda faktura, która wpływa do firmy:

1. automatycznie trafia do systemu – bez potrzeby ręcznego pobierania z KSeF,
2. jest przypisywana do odpowiedniego oddziału, działu lub projektu,
3. otrzymuje ścieżkę akceptacji – ustaloną przez firmę, np. kierownik → główny księgowy → dyrektor finansowy,
4. może być opisana i skomentowana przez każdą z osób biorących udział w procesie,
5. po akceptacji jest automatycznie przekazywana do ERP lub systemu księgowego.

Dzięki temu proces jest pełny, zgodny z KSeF, ale dopasowany do struktury organizacyjnej firmy.
Nie ma potrzeby dawania wszystkim menedżerom dostępu do systemu księgowego – cały obieg i akceptacja odbywa się w naszej aplikacji, a dane trafiają do ERP dopiero po zatwierdzeniu.

Problemy, które rozwiązuje nasz system

• brak obsługi akceptacji i obiegu faktur zakupowych zgodnych z KSeF
• długi czas akceptacji faktur (np. faktura czeka tygodniami na zatwierdzenie przez kilka osób),
• rozproszona struktura oddziałów, gdzie trudno ustalić, kto ma zaakceptować dany dokument,
• brak widoczności  – nie wiadomo, gdzie „utknęła” faktura i kto jest odpowiedzialny za decyzję,
• ręczne przesyłanie faktur mailem, drukowaniem PDF-ów lub ich ponownym wprowadzaniem do systemu,
• błędy przy księgowaniu kosztów w niewłaściwych projektach lub działach.

KSeF zmienia sposób, w jaki firmy w Polsce wystawiają i otrzymują faktury. Ale prawdziwa zmiana dzieje się wewnątrz firm, w procesach akceptacji, opisu i zatwierdzania faktur.
Dlatego zamiast szukać kolejnego „dodatku do ERP”, warto pomyśleć o dedykowanym systemie obiegu faktur zintegrowanym z KSeF, który faktycznie odzwierciedla sposób działania firmy.

💬 Jeśli Twoja firma potrzebuje rozwiązania dopasowanego do struktury i procesów – stworzymy taki system na zamówienie.