Case study: CRM dla wydawnictwa – uporządkowanie sprzedaży i obsługi zleceń reklamowych.

Wydawnictwo z którym mieliśmy przyjemność współpracować 20 lat temu, zdecydowało się na ponowną współpracę z KOMPLUS opierając się na pozytywnych doświadczeniach sprzed wielu lat. Zależało im na partnerze, który rozumie specyfikę branży wydawniczej i potrafi przełożyć ją na dobrze działające rozwiązanie. 

Powrót klienta po tak długim czasie to wyraz zaufania, ale też konkretna odpowiedzialność. Wiedzieliśmy, że musimy nie tylko sprostać oczekiwaniom, ale potwierdzić, że decyzja o ponownej współpracy była właściwa.

Wyzwanie biznesowe

Głównym celem było uporządkowanie procesu obsługi zleceń reklamowych i objęcie go jednym spójnym systemem. Wydawnictwo potrzebowało rozwiązania, które:

• obejmie cały proces – od pozyskania klienta, przez ofertowanie i przyjęcie zamówienia, aż po rozliczenie i raportowanie kampanii
• zwiększy przejrzystość działań działu sprzedaży
• zapewni lepszą kontrolę nad realizacją zleceń
• będzie dopasowane do specyfiki pracy wydawnictwa
• zintegruje się z wykorzystywanymi narzędziami redakcyjnymi i finansowymi

Projekt realizowany był pod presją czasu – wdrożenie musiało przebiec sprawnie i bez zakłóceń w bieżącej pracy zespołu.

Rozwiązanie: CRM dla wydawnictw dopasowany do procesów

Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system CRM, który odzwierciedla rzeczywisty sposób pracy zespołu i obejmuje cały proces obsługi zleceń reklamowych:

• rejestrację i obsługę klientów
• przygotowanie ofert
• zarządzanie zamówieniami
• generowanie przejrzystego wydruku zlecenia
• rozliczenia oraz integrację z systemem finansowym w zakresie wystawiania faktur
• raportowanie kampanii

System został dostosowany do specyfiki działalności wydawnictwa oraz zintegrowany z istniejącymi narzędziami redakcyjnymi i finansowymi. Dzięki temu informacje przepływają między obszarami bez potrzeby ręcznego przepisywania danych.

Efekty wdrożenia CRM

Wdrożenie przyniosło konkretne, odczuwalne zmiany w codziennej pracy zespołu:

• uporządkowanie pracy działu sprzedaży
• większa przejrzystość procesów
• lepsza kontrola nad realizacją zleceń
• usprawnienie obsługi kampanii reklamowych
• spójność danych między sprzedażą, realizacją i rozliczeniami

System stał się centralnym narzędziem pracy, które wspiera zespół w realizacji zleceń i daje bieżący wgląd w sytuację biznesową.

Opinia klienta

„Zaprojektowane i wdrożone rozwiązanie usprawniło proces obsługi zleceń reklamowych — od etapu pozyskania klienta, poprzez przygotowanie oferty i rejestrację zamówienia, aż po rozliczenie oraz raportowanie kampanii…
Dziękujemy całemu Zespołowi za elastyczne podejście, kreatywność oraz wysoką kulturę współpracy. Miło nam było ponownie z Państwem współpracować.”

Podsumowanie

Projekt pokazuje, jak duże znaczenie ma dopasowanie systemu CRM do rzeczywistego sposobu pracy organizacji. W przypadku CRM dla wydawnictwa kluczowe było objęcie całego procesu obsługi zleceń reklamowych oraz integracja z już wykorzystywanymi narzędziami. Dzięki temu CRM nie jest dodatkowym obowiązkiem, ale realnym wsparciem w codziennej pracy zespołu.