Decydując się na zakup i wdrożenie nowego systemu, z dużą dbałością planujemy, jakie funkcjonalności powinien mieć, żeby ułatwić wykonywanie zadań pracownikom, być optymalnie użyteczny i prosty w obsłudze.
Wdrażamy harmonogram, prace ruszają, wszystko idzie w dobrym kierunku aż do czasu, gdy zespół projektowy oddaje do testowania prawie gotowy system użytkownikom i …. zamiast pochwał i kciuków w górę spływają negatywne uwagi do nowego systemu: działa inaczej, nie wiadomo co tu kliknąć, kto to tak wymyślił, miał być szybszy, a robię wszystko dużo wolniej….
Zaskoczenie, krytyka, szukanie winnych, wątpliwości …. trzeba było zostać przy starym programie….
Znasz to?
To co obserwujemy, w większości przypadków, nie ma nic wspólnego z jakością wykonanego systemu, to po prostu reakcja na zmianę.
RATUNKU NADCHODZI ZMIANA
Zmiana, nawet najbardziej chciana i pozytywna wymaga od naszego mózgu wysiłku. Lubimy rutynę, bo daje poczucie bezpieczeństwa. Zmiana zaburza nasz rytm, zakłóca stabilność i wymaga od nas stałej kontroli nad tym, co dzieje się wokół.
Oczywiście w zależności od charakteru czy temperamentu jedni przyjmują zmianę lekko, chętniej wychodzą ze strefy komfortu w imię nowych wyzwań, nawet jeśli oznacza to chwilowe trudności. Innym przychodzi to dużo trudniej, wzbraniają się i aklimatyzują długo.
NA CO SIĘ PRZYGOTOWAĆ?
Elizabeth Kubler-Ross opisała, jak ludzie przechodzą zmianę, dzieląc cały proces na charakterystyczne etapy. Zachowania pasujące do przedstawionych etapów można zauważyć podczas wdrożenia systemu IT w firmie:
1. Szok – wyobrażenie o nowym systemie właśnie zderza się z rzeczywistym wyglądem i działaniem systemu. Zaskoczenie to naturalna reakcja. Potrzeba czasu na oswojenie się z tym co widzisz, dlatego nie skreślaj od razu przedstawionej propozycji. Pytaj jeśli masz wątpliwości. Udzielaj merytorycznych odpowiedzi pracownikom, zachowaj spokój.
2. Zaprzeczenie – „nie będę na tym pracować” – uczenie nowych rzeczy jest trudne i wymaga motywacji, dlatego zachęcaj pracowników do testowania funkcjonalności, buduj zaufanie, dziel się pozytywami. Często pomaga uświadomienie sobie lub zespołowi, że nie ma możliwości powrotu do poprzedniego systemu i przypomnienie o celu zmiany.
3. Szukanie winnych – „nic tu nie działa” – w przypadku systemów programistycznych złość i gniew bardzo często uderza w firmę programistyczną, która wdraża system. Warto w tym miejscu skupić się na konkretach i spisać uwagi żeby oddzielić emocje od prawdziwych błędów programistycznych. Jeśli jako osoba decyzyjna zaczynasz mieć wątpliwości – poproś o szczerą rozmowę kierownika projektu.
4. Targowanie się, obwinianie siebie – to miejsce gdzie pracownicy zaczynają wątpić w siebie i swoje możliwości. Widzą, że pracują na nowym systemie wolniej i trudno im wyzbyć się starych przyzwyczajeń. Pracownicy potrzebują teraz usłyszeć że są ważni w tej zmianie i że sobie poradzą. Pamiętaj, że są różne style uczenia, dlatego warto zadbać o różnorodność w przekazywaniu wiedzy.
5. Strach, poczucie bezsilności – to moment, kiedy już wiadomo, że nie ma odwrotu. Wdrożenie systemu IT jest już na zaawansowanym etapie, wszyscy są już zmęczeni, a jeszcze sporo pracy przed nami. W tym miejscu bardzo potrzebne są sukcesy, dlatego warto podsumować to co już udało się zrealizować i przypomnieć o pozytywach. Docenianie pracy zespołu i wspieranie tych, którym najtrudniej.
6. Akceptacja – to moment, w którym niezadowolenie widocznie spada, a pracownicy przyzwyczajają się do nowego systemu i dostrzegają jego zalety.
7. Rozwiązywanie problemu – czas stabilizacji, do rozwiązania zostają merytoryczne uwagi i jest ich coraz mniej, procesy się układają, powstają nowe pomysły jak usprawnić system.
JAK ZŁAGODZIĆ PROCES ZMIANY W ORGANIZACJI
Bądź świadomy procesu i trudności – jeśli wiesz, co może się wydarzyć, nie będziesz zaskoczony. Weź pod uwagę że Twoi pracownicy mogą postrzegać zmianę jak pole minowe. Będą się koncentrować na niebezpieczeństwach, które na nich czyhają po drodze. Ich reakcje i komentarze będą wpływały również na Ciebie.
Dopasuj proces wprowadzania zmiany do sposobu funkcjonowania organizacji – sposobu zarządzania i podejmowania decyzji. Przemyśl kanały komunikacji, tak aby być w kontakcie z pracownikami.
Zapoznaj pracowników z projektem – opowiedz o planowanej inwestycji w nowy system, etapach prac, celu wdrożenia. Przedstaw kierownika projektu wyznaczonego z ramienia organizacji oraz kierownika projektu z firmy programistycznej.
Stwórz zespół projektowy – zaproś do współpracy przedstawicieli działów, którzy będą pracować na systemie i cieszą się zaufaniem zespołów. Z pewnością będą dobrymi doradcami wiedząc jak wyglądają procesy w firmie i jakich funkcjonalności potrzebują w pracy. Ich zaangażowanie i nastawienie wpłynie również na innych pracowników i wzbudzi ich zaufanie – zadbaj żeby było pozytywne.
Spotykaj się z pracownikami w trakcie wdrożenia – pokazuj sukcesy, rozwiewaj wątpliwości, odpowiadaj na pytania. Okaż zainteresowanie. Pokaż pracownikom, że kontrolujesz sytuację i jesteś świadomy procesu wdrożenia.
Wspieraj pracowników – bądź gotowy na rozmowę, doceniaj starania, uprzedzaj pracowników o kolejnych krokach w projekcie i trudnościach, które mogą wystąpić np. o czasowym spadku wydajności, trudnościach technicznych, potrzebie wykonania testów.
Skorzystaj z pomocy kierownika projektów – rozmowa pracowników ze specjalistą, który ma doświadczenie w realizacji projektów może pomóc w znalezieniu rozwiązania dla trudnej sytuacji i obniżyć emocje.
System CRM dla małej i średniej firmy | Oprogramowanie na zamówienie | CRM dla Produkcji | CRM dla firm szkoleniowych