Przedstawiamy poradnik dla Właścicieli Firm z sektora MSP. To 7 kluczowych kroków, których rzetelne wykonanie znacząco wpłynie na przebieg wdrożenia systemu ERP i ukończenie go z sukcesem.
Od ponad 20 lat realizujemy projekty informatyczne dla biznesu. Nasze doświadczenie pokazuje, że sprawne wdrożenie systemu ERP w małej firmie zależy od zaangażowania Organizacji, która ten system zamawia.
Wprowadzenie nowych rozwiązań musi być dobrze dopasowane do działalności Twojej firmy oraz wdrożonych procesów, a pracownicy muszą wiedzieć jak posługiwać się nowym narzędziem. Bez współpracy z osobami decyzyjnymi, identyfikacji procesów i określenia celów stworzony system może nie spełnić oczekiwań Przedsiębiorstwa.
Zachęcamy do stosowania poniższego modelu działania, które pozwoli uniknąć wielu błędów, lepiej zdefiniować potrzeby i wdrożyć optymalnie dopasowany system ERP.
7 kroków, które wpływają na przebieg wdrożenia systemu ERP
1. Wstępna analiza – rozpoznanie.
Przemyśl i zrób wstępną analizę potrzeb Twojej firmy. Nowy system nie może być pomysłem tylko firmy IT. Projekt powstanie w oparciu o Twoje potrzeby, z pewnością system będzie służyć Firmie kilka kolejnych lat, a więc warto je przemyśleć .
2. Wnioski przedwdrożeniowe (dokument) – cele biznesowe, problemy.
Spisz problemy organizacyjne oraz cele biznesowe, które chcesz osiągnąć poprzez wdrożenie systemu. Cele możesz podzielić na obecne i przyszłe np.:
Obecne:
- Pełna automatyzacja rozrachunków (zobowiązania, należności).
- Pełna automatyzacja wystawiania faktur miesięcznych.
- Zmniejszenie nakładu pracy manualnej poświęcanej na rozliczenia do 6 godzin tygodniowo.
Przyszłe:
- Lepsza wymiana danych z Księgowością
- Wsparcie przejścia na Sp. z o.o.
3. Mapowanie procesów – mapa procesów i zadań w ramach procesów.
Samodzielnie lub przy udziale konsultanta przygotuj mapę procesów biznesowych z podziałem na rozwiązania obecnie wspierające procesy.
PRZYKŁADOWA MAPA PROCESÓW:
Poszczególne procesy powinny być opisane szczegółowo w osobnym, poza mapą, dokumencie.
4. Ustalenie zakresu wsparcia procesów przez ERP.
Przeanalizuj z wdrożeniowcem, które procesy system ERP wspiera (gotowe wsparcie), a które trzeba przygotować, oprogramować.
5. Prezentacja ERP pod kątem wsparcia procesów.
a) Zapoznaj się z prezentacją rozwiązania gotowego.
b) Ustal zakres wsparcia do analizy szczegółowej.
6. Ustal harmonogram wdrożenia i rozpocznij realizację.
Przykładowe etapy realizacji wdrożenia:
a) Analiza szczegółowa na podstawie mapowania procesów.
b) Instalacja.
c) Konfiguracja.
d) Prace programistyczno-konfiguracyjne.
e) Import danych.
f) Zatwierdzenie poprawności danych.
g) Pilot/Test.
h) Czyszczenie bazy.
i) Start.
7. Utrzymanie systemu – ważne aspekty funkcjonowania nowego systemu ERP w firmie.
- Bardzo ważnym elementem jest wsparcie od dostawcy po uruchomieniu systemu. W okresie tym użytkownicy będą zgłaszali dużo potrzeb, pytań, itp. Musisz mieć możliwość konsultacji tych spraw z wdrożeniowcem. Musisz mieć możliwość dostosowywania systemu do procesów.
- Czas potrzebny na przyzwyczajenie się do nowego systemu. Uświadamiaj użytkowników, że w tym systemie będą pracować inaczej, ponieważ tego wymaga realizacja celów biznesowych Firmy, w której pracują.
- Modelowanie procesów – czasami trzeba zmienić proces, aby dostosować się do nowego systemu „Zróbmy to inaczej celem osiągnięcia korzyści”.
- Wdrażanie nowych funkcjonalności – każdy nowy pomysł i funkcjonalność, trzeba wdrożyć wg etapów: analiza, projekt (jak to będzie działało), uruchomienie, test czy działa, przeszkolenie, potwierdzenie czy działa. Zanim podejmiesz decyzję o dodaniu funkcjonalności, zadaj sobie pytanie „po co?, w czym mi pomoże ten mechanizm, moduł, funkcja?”
- Weź pod uwagę, że czas poświęcony na poprawne ułożenie nowego systemu w Firmie (stabilizacja) może być równy, a nawet większy niż czas poświęcony na wdrożenie do momentu startu.